Autoジョブ名人｜業務改善を成功させるRPA
RPAはRobotic Process Automationの略称です。その言葉の通り、「プロセスを自動化するロボット」という意味です。工場の製造ラインなどで活躍している産業用のロボットと同様に、RPAは企業のオフィス内の事務作業や定型業務などを効率化するソフトウェアロボットです。よく、ホワイトカラー向けのロボット、仮想知的労働者（デジタルレイバー）とも表現されます。
では、このRPAができることは何でしょうか。
RPAは、人間がPCで行う定型業務であるキーボードやマウス操作そのものを自動化し、業務の品質向上と作業時間の短縮を実現できるのです。
例えば、Excelにある売上一覧表を、基幹システムなど別のシステムに入力していく作業や、ウェブサイト上にある情報を検索し、関連するデータをコピーしてデータベースに入力する作業などは、よくあるRPA活用の一例です。また、コピー&ペーストや入力作業がひたすら繰り返される単純な事務作業は、人間の手で行うと疲労やストレスから間違うことがあったり、時間がかかったりすることもあります。その点、RPAであれば、ヒューマンエラーを防ぐことができ、人間が作業する何倍もの速度で処理することができます。
そのようなRPAの特長から、単純作業を繰り返す業務をRPAで代替し、その分余裕ができた時間を、本来やるべき仕事である戦略や分析、クリエイティブな仕事に注力できるということで注目を浴びています。
また、RPAは仮想知的労働者（デジタルレイバー）と呼ばれているくらいですから、コスト面でもメリットがあります。給与やボーナスはもちろんのこと、退職金も発生しません。また、ロボットなので24時間365日働いても時間外手当が不要です。RPAの導入費や維持費は、社員を雇うよりもコストが格段に安くすむという計算が成り立つとも言われています。そのため人材不足と言われる昨今では「RPAを採用することによって業務現場の生産性や業務品質の向上に大幅に貢献する」とRPAの本格導入を進める企業が増加しています。
RPAが急激に注目され、普及してきた理由に社会的環境があります。少子高齢化に伴う労働力人口の減少や、働き方改革の要請などの社会的な背景にともない、業務効率化、業務改善の必要性が高まったからです。
実際、ユーザックシステムのRPAを導入・活用いただいているお客様も、次のようにその必要性を語っています。
「働き方改革の一環として、事務系社員を中心に定時退社を推奨していたが、仕事が終わらないまま退社するわけにもいかず、残業時間は思うように削減できなかった」
「取引の増大により、数人がかりで処理していた日次作業が非常に負担となっており、生産性の向上が急務だった」
「災害などの緊急事態の際に、通勤ができず業務がストップする恐れがあった。RPAであればそういった心配は払拭されると考えた」
「定型的な社内ワークフローへの入力業務が多く、本来やるべき仕事に専念できなかった」
このような課題はすべてRPAで解決することができるのです。2020年、コロナ禍でのビジネス継続にRPAが役に立っているというケースを多く耳にしました。さまざまなメディアや調査機関のレポートを見ると、RPAの普及は大企業だけでなく、中堅中小企業にも及んでいます。テレワーク、ウィズコロナの中での働き方など大きな環境の変化において、スモールスタートで始めた業務改善プロジェクトの次のステップとして、さまざまな業務フローの見直しを進め、自動化している事例が数多く出ています。
さて、このような社会的背景の中で注目を浴びているRPAができることを詳しく記述していきます。これらを組み合わせてRPAに代行させたい定型業務や単純作業を実行するシナリオが作成できます。
今日、様々なベンダーがRPAツールを提供しています。普及初期はRPAツールの機能レベルも様々でしたが、現在はそれほど大きな差はありません。そのような中で、自社に必要なRPAを比較・選択する重要なポイントを３つ紹介しましょう。
1.どのような業務をRPAで自動化させたいか
RPAで自動化させたい業務の内容やスケールによって、導入するRPAのタイプが異なってきます。
部門内の業務効率を向上させるケースでよくみられるのは、個人のPCにRPAを導入するデスクトップ型RPAといわれるものです。これはコスト面でも運用面でも導入しやすく、まずはRPAでの業務効率化をスモールスタートさせたい、というときによいでしょう。対してサーバー型のRPAというものもあります。その名の通り、サーバーにインストールするRPAで、利用シーンとしては大量のデータと自動化のルールを一括管理する必要がある業務などがあげられます。サーバー型は複数のPCで同時にRPAを稼働させることができるので、将来的に自動化業務を全社展開するなどスケールアップしたい場合に向いています。しかし、その分規模に比例して、初期費用は高くなります。
また、RPAには汎用型と特化型というものが存在します。汎用型はあらゆる業務に対応できるタイプとなり、自動化のシナリオ作成の際には、細かな設定が必要になります。特化型は、勤怠管理や会計処理、メール業務など業務に特化したRPAです。これらは一連の業務プロセスがパッケージになっているものもあり、設定に時間がかからず使いやすいというメリットがあります。
RPAの導入を検討・選定する前に、必ずRPAで自動化する業務の棚卸をすることをお勧めします。そうすることによって、どのRPAが自社にとって最適かが見えてくるからです。
2.RPA導入後のベンダーのサポートはどうなっているか
RPA導入前においては、各RPAツールベンダーは熱心にサポートをしたり、無料のセミナーや評価版を配布するものです。では、導入後のサポートはどうでしょうか。何かトラブルが起こった際に、問合せできる回数がチケット制になっていたり、メールのみの対応だったりするケースも多くあります。そんな時、電話やオンライン相談などを回数無制限で受付てくれたり、自社の業務におけるRPA活用の相談が気軽にできる体制を持っているRPAツールベンダーだと安心感が違います。自身のRPA活用において、スキルアップのアイデアを提供してくれる講座やコミュニティが利用できるかどうかも、導入前に確認しておきましょう。せっかくコストをかけて導入するRPAですから、活用し続けて業務効率をどんどん上げていきたいものです。
3.RPAのコスト面でのメリットはどうか
先に述べたRPAのタイプの違いや、サポートの内容に対するコストメリットを確認しましょう。また、RPA導入の投資対効果は、イニシャルコスト、ランニングコストのほかに、保守費用や社内の人件費、開発を外注する場合は委託費なども算出し、業務において削減できた時間×人件費単価の差で出すことができます。投資対効果については業務の棚卸をする際に、算出可能です。評価版でシミュレーションし、どの業務でどれだけの時間が削減できそうだということをぜひ把握してください。
いよいよRPAを導入するとなった際に、準備しておきたい4か条をまとめます。
これらはユーザックシステムでは「RPA導入に失敗しないためのポイント」と呼び、鉄則として紹介しています。
1.業務の棚卸を行い、手作業のフローを整理する
RPA導入で改めて問われるのが業務分析力です。手作業の業務をフローチャートなどを用いて棚卸をおこない、誰が見てもわかるように整理しましょう。属人性を排除し、できるだけ業務を標準化することが重要です。
2.RPAの導入を前提に業務フローを見直す
業務の見直しでは
（1）その業務は必要か
（2）その目的は何か
（3）他の業務と重複していないか
（4）そのやり方しかできないか
（5）順番を入れ替えられないか
などを確認し、自動化する業務を意識しながら再設計しましょう。あらかじめRPAで自動化しやすいように業務フローを見直すことが成功の秘訣です。
3.全ての手作業を自動化するものではない
何でもかんでもRPAで自動化すると考えてはいけません。RPAが得意とし効果があるのは、繰り返し、大量データを、ルールに基づいて処理することです。人の判断が必要な業務は、人がやるという見きわめも時には必要です。
4.効果の出やすい業務から取り組む
自動化の検証や効果の予測のためだけに長期間を費やすと導入コストがバカになりません。業務の棚卸で、自動化すると効果の高い部分か確認できれば、まずはその業務でRPAを導入し効果や使い勝手を確認しましょう。
その後、他の業務、他の部門へと展開していくのがベストです。
ユーザックシステムのお客様がRPAを導入した背景と、どのような自動化をしたか、またその効果について一例を紹介します。
RPAの導入効果は、何時間削減できたか、どのくらいのコスト削減ができたかという定量的な視点とあわせて、RPAで自動化したことによる業務の質の向上や、精神的に解放された、本来じっくり取り組みたかった業務にかかわれるようになったとなどという定性的な面にも目を向けましょう。
